Cuándo y cómo subcontratar tu servidor de Internet

Este es un escenario demasiado familiar para ejecutivos de corporaciones empresariales pertenecientes tanto a industrias de componente tecnológico alto como bajo: cada pocos meses aparecen en el mercado avances en el software; aparatos desconectados o conectados a la red que proliferan de la noche a la mañana; carencia de ingenieros especializados en Internet, programadores y administradores de bases de datos cualificados y disponibles con el fin de hacerse cargo de las demandas online.

 

A veces estos ejecutivos se deben preguntar: ¿es necesario que las empresas pongan en marcha otros negocios tecnológicos paralelos al suyo propio con el fin de comercializar, vender y satisfacer a sus clientes?

 

Claramente, la respuesta es no. La clave radica en saber cuando hay que recurrir a la emergente industria de proveedores de servicios que ofrecen, gestionan y proporcionan aplicaciones online de comercio electrónico.

 

Subcontratar las tecnologías de la información (TI) tiene muchas ventajas, y no precisamente una de las menos importantes es que permite a las empresas concentrarse en su producto, sus habilidades y sus clientes. Tal y como lo explica Gerry McCartney, delegado de prensa de Wharton, “intentas mantener el núcleo de tu empresa lo más cerca posible y las funciones operativas cuanto más lejos mejor”. La idea es mantener el control sobre los servicios que “hacen que seas especial”.

 

Las demandas aumentan a medida que los negocios online maduran.

 

Al principio, una empresa pudo haber abierto su bufete online con un único servidor, una conexión T1, unas cuantas páginas web y un software común y fácilmente disponible. En poco tiempo esta situación puede cambiar en cuanto aumenta el abanico de necesidades, las visitas al servidor se incrementen, se ponga en duda la flexibilidad del software del sitio y los clientes empiecen a confiar en las ventajas del acceso a través de Internet. Así, una empresa puede verse obligada a mantener una aplicación online de tamaño considerable, con la correspondiente necesidad de personal tecnológico bien entrenado.

 

En algún momento los ejecutivos han debido evaluar dónde se emplea de la mejor forma posible al personal técnico con el fin de cumplir con el objetivo principal de la empresa, mientras el resto de actividades accesorias se realizan a través de subcontrataciones. De hecho, en los próximos meses las empresas pueden darse cuenta de que subcontratar no sólo es la mejor manera de realizar el trabajo sino que es la única. En abril de 2001 la Information Technology Association of America (Asociación de tecnologías de la información de Norteamérica) declaró que, aunque las empresas de EEUU esperaban pasar de 900.000 a 10,4 millones de trabajadores empleados en las tecnologías de la información durante este año, casi la mitad de esas expectativas no se cumplirían. ¿El problema?: pocos trabajadores cualificados.

 

Además, los departamentos de tecnologías de la información de las corporaciones “suponen que ellos mismos van a ser capaces de realizar esas tareas, pero es necesario poseer una serie de habilidades nuevas para ellos ” dice David Rowe, director de planificación estratégica de Intel Online Servicios (Servicios online Intel). La unidad de Rowe es una de esas empresas que ofrecen varios niveles de servicios de gestión online.

 

Algunas opciones de subcontratación

La subcontratación de una empresa para determinada operación puede tomar diversas formas dependiendo de las necesidades estratégicas y financieras:

  • Colocación : La empresa alquila un espacio fuera de su página web para sus propios servidores y el mantenimiento de la información, contenidos, software y hardware. El proveedor de los servicios conecta esos servidores a la página web y proporciona cierta seguridad. Este es un primer paso, y a menudo menos caro que métodos más generalizados de subcontratación. Este enfoque ha recibido el nombre de unmanaged hosting (“servidor no gestionado”).
  • Managed hosting (“servidor gestionado”): La empresa cede la responsabilidad de la actividad online principal a una empresa exterior. Dependiendo del grado de involucración en su gestión, la responsabilidad puede abarcar desde solamente la gestión del hardware, hasta toda una operación realizada online. Tipos de “servidor gestionado” incluyen:
  • Shared hosting (“Servidor compartido”): La empresa comparte el espacio del servidor con otros clientes. La empresa mantiene su propia información, contenido y software.
  • Dedicated hosting (“Servidor especializado”): La información, el contenido y el software están alojados en máquinas fabricadas y mantenidas específicamente para las necesidades de los clientes. Una empresa podría también subcontratar la responsabilidad de mantener el software de gestión de datos, aplicaciones de comercio electrónico y los propios contenidos.

Cuestiones a considerar a la hora de subcontratar

Empresas que hayan invertido en atraer, retener y servir a sus clientes son a menudo reacias a ceder cualquier parte de esa tarea. En algunos casos, seguir ese instinto es correcto; es preferible que los servicios a los clientes queden, para ciertas partes del negocio, en casa.Antes de tomar cualquier decisión, los ejecutivos deberían hacerse varias preguntas. Por ejemplo, ¿cual es el negocio principal de la empresa? En Intel Group (Grupo Intel), una cadena estadounidense de hoteles, se discutió sobre cuales eran sus necesidades. La empresa mantuvo la responsabilidad de su servicio de reservas. Ese primer contacto con el cliente -y la relevante información acerca de las reservas-, era el alma de la empresa. Otras funciones fueron subcontratadas.

 

Los costes de oportunidad son otra cosa a tener en cuenta. Cuanto menos administradores de la red y operadores del servidor contrate McCartney en Wharton, más se podrá gastar en programadores creativos y administradores de información, que son las personas que añaden valor en cualquier departamento de tecnologías de la información.

 

Además, los servicios de un “servidor no gestionado” pueden proporcionar mayor flexibilidad. Por ejemplo, añadir capacidad de servidor a una operación interna supone un difícil proceso presupuestario añade McCartney. Un proveedor de servicios puede añadir esa capacidad en el momento.

 

Otro tema importante es la fiabilidad. Justo antes de las navidades de 1999, Toys ´R´ Us lanzó una promoción para clientes que gastaran más de 100 dólares en su tiendas online. La consiguiente “aglomeración de tráfico” en la red provocó que la compañía perdiese algunos clientes a los que no pudo atender. Las ganancias del último trimestre de ese año disminuyeron un 27%.

 

Un estudio de The Yankee Group muestra que, teniendo una disponibilidad de 99,999% (la alabada medida de los cinco nueves) , si se realizan desde la propia empresa estos servicios pueden costar 472.000 dólares al año, mientras que 380.000 dólares si se gestionan desde fuera. ¿Por qué? Según el autor del estudio, Larry Buschsbuam, porque los proveedores de estos servicios se concentran en su negocio principal.

 

Control de riesgos y costes

De acuerdo con The Yankee Group, más de dos docenas de empresas proporcionan algún tipo de subcontratación de servicios de servidores de Internet. Ofrecen una amplia gama que comprende desde grandes empresas de telecomunicaciones hasta simples servidores y empresas de gestión de la red. No obstante, en general el nivel de satisfacción del cliente en la industria del “servidor gestionado” es bajo. En esta industria, dice Rowe, “lo que no se hace bien es definir las expectativas de los clientes. Ahí es donde se encuentra el mayor fallo”.  

 

Tanto Rowe como McCartney están de acuerdo en que la mejor defensa contra los riesgos es propagarlos por todas partes. La cadena hotelera mencionada anteriormente utilizaba cuatro empresas diferentes para cubrir las diversas necesidades de servidores, y en cierto momento prescindió de una de ellas por proporcionarle un mal servicio. “Subcontratar un solo distribuidor es una estrategia arriesgada” opina McCartney, a lo que además añade que, si es posible, cualquier empresa debería tomar precauciones incluso si confía ciegamente en su distribuidor.

 

En general, el control de costes significa trabajar mano a mano con el distribuidor para establecer límites. Por ejemplo, una empresa puede insistir en tener menos servidores con software de tamaño medio, sabiendo que puede, si es necesario, incrementar rápidamente su capacidad. La empresa puede optar por menos horas de mantenimiento técnico, manteniendo bajos de esta manera los costes laborales y creando un sistema de búsqueda después de la jornada laboral establecida.

 

Finalmente los clientes podrían elegir por sí mismos cual es el límite de mejoras – en vez de fijárselo de antemano- acordando por ejemplo no más de cinco modificaciones al mes, con un coste adicional si se necesitan servicios extras.

 

McCartney advierte del peligro que conlleva la eliminación total del personal especializado en tecnologías de la información. Las personas creativas son las que pueden reconocer las tendencias y sacar provecho de ellas -incluso puede que desenterrando nuevas oportunidades de negocio en el bullicio de la innovación tecnológica. “Si quieres entender las implicaciones que para los negocios tienen los cambios en las tecnologías de la información” continúa McCartney, “te interesa mantener en la empresa parte del personal especializado en tecnologías de la información ”.

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"Cuándo y cómo subcontratar tu servidor de Internet." Universia Knowledge@Wharton. The Wharton School, University of Pennsylvania, [07 enero, 2003]. Web. [01 October, 2020] <https://www.knowledgeatwharton.com.es/article/cuando-y-como-subcontratar-tu-servidor-de-internet/>

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